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Rückrufe konfigurieren

In diesem Bereich konfigurierst du Rückruf Extensions, die hier angelegten Rückruf-Extensions kannst du dann im Auto-Attendant oder in Warteschlangen auswählen.

SIP-Clients-Liste

Links siehst du alle vorhandenen SIP-Clients.

Jeder Eintrag zeigt:

  • die Extension (z. B. 1234)
  • eine Kurzbeschreibung
  • rechts einen Status, z. B. „Registriert“, „Nicht registriert“, „Busy“ usw.

SIP-Client auswählen

  1. Klicke links auf eine SIP-Extension.
  2. Rechts werden die Einstellungen für diese Extension geladen.
  3. Änderungen, die du rechts machst, gelten immer nur für den aktuell ausgewählten Client.

Grunddaten

Im rechten Bereich kannst du Basisinformationen für die Extension setzen.

Name

  • Feld „Name“
  • Das ist der Anzeigename, der für die Extension gespeichert wird.

Beschreibung

  • Feld „Beschreibung“
  • Hier kannst du kurz notieren, wofür die Extension verwendet wird (z. B. „Empfang“, „Support 1“).

Audio nach Callback-Anfrage

Im Feld „Audiofile nach Callback Anfrage“ legst du fest, welche Ansage abgespielt wird, wenn der Rückruf angefragt wurde. z.B.:

  • Ansage im Auto-Attendant -> "Drücken Sie die 2 für einen Rückruf."
  • Audiofile nach Callback Anfrage -> "Der Rückruf wurde erfolgreich eingestellt."

Wenn du keine Datei auswählst, wird automatisch eine System-Ansage genutzt.

Callback-Grund aufnehmbar

Mit dem Schalter „Callback Grund aufnehmbar“ bestimmst du, ob Anrufer eine Sprachnachricht hinterlassen kann.

Tip

In den Mediaserver Einstellungen kann eine Sprachtranskription eingestellt werden, aufgenommene Sprachnachrichten werden dann automatisch in Text gewandelt, diese wird z.B.: im Operator-Dashboard oder per Mail ausgegeben.

Die vordefinierte System-Ansage passt sich automatisch an (Nur wenn keine Audiofile nach Callback Anfrage hinterlegt ist.)

Aufnahme nach Ansage starten

Dieser Schalter erscheint nur, wenn „Callback Grund aufnehmbar“ aktiv ist. Wenn aktiv startet die Aufnahme nach abspielen der Initialen Ansage, wenn deaktiviert muss der Anrufer erste die Taste 1 drücken um eine Nachricht zu hinterlassen.

Die vordefinierte System-Ansage passt sich automatisch an (Nur wenn keine Audiofile nach Callback Anfrage hinterlegt ist.)

Zugriff auf Callbacks

Hier stellst du ein, wie Rückrufe ausgelöst und abgesichert werden.

PIN für Callback

Der PIN wird gebraucht wenn das Personal den Rückruf über das Telefon auslöst.

  • Personal ruft Callback-Nummer an -> "Bitte geben Sie ihr PIN ein."

Rufnummer für Callbacks

  • Feld „Rufnummer für Callbacks“
  • Diese Rufnummer/Extension wird genutzt, um Rückrufe auszuführen.

  • Wichtig für:

  • Rückrufe über Telefon

  • Automatisierte Callbacks
  • Rückrufe aus dem Operator Dashboard

Nutzer für die Operator Oberfläche werden konfiguriert in der Benuterverwaltung

Rufnummer unterstützt MWI

Sollte ein Rückruf erstellt werden, wird bei der angegebenen Rufnummer der Message Waiting Indicator gesetzt. Dafür muss CSTA Konfiguriert sein und die Rufnummer in der lokalen Domain sein.

Warning

Nicht jede Rufnummer unterstützt MWI, aktuell nur mit OpenStage und Deskphone Geräten in einer OpenScape4000 getestet.

Zugelassene Rufnummern

Stellt eine Whitelist dar welche rufnummern berechtigt sind auf den Callback zuzugreifen. Dabei wird die Rufnummer unter Rufnummer für Callbacks automatisch berechtigt.

Wenn auch andere Nummern berechtigt sein sollen den Rückruf über Telefon auszulösen müssen die korrekten Rufnummern eingetragen werden.

  • Mit dem + werden die Rufnummern der Whitelist hinzugefügt.

Gleichzeitige Gespräche (nur bei internen SIP-Extensions)

Wenn es einE interne SIP-Extension ist, kannst du festlegen:

  • Feld „Gleichzeitige Gespräche“
  • Damit bestimmst du, wie viele Gespräche der Client parallel annehmen darf.

Automatisierte Callbacks

Hier steuerst du, ob Rückrufe automatisch abgearbeitet werden sollen.

Automatisierte Callbacks aktivieren

Wenn automatische Callbacks eingerichtet sind ruft SAM die Rufnummer für Callbacks automatisch alle 15 Minuten an um anstehende Rückrufe abzuarbeiten.

Zeitfenster & Wochentage

Wenn aktiviert, kannst du einstellen:

  • „Zeitfenster von“ (Startzeit)
  • „Zeitfenster bis“ (Endzeit)
  • Wochentage

Nur in den angegebenen Zeitraum werden Callbacks automatisch abgearbeitet.

Mail Einstellungen

Hier stellst du ein, ob Callback-Anfragen zusätzlich per E-Mail weitergeleitet werden.

Wenn ein neuer Rückruf eingestellt wird, kann dieser an die angegebene Mail gesendet werden, sollte Transkription eingerichtet sein, wird dieses mit Sprachnachricht auch an die Mail angehangen.

  • Callbacks per Mail beantworten (TTS) Wenn Aktiv, wird ein "Antworten" Button an die Mail angefügt, darüber kann man per TTS auf den Callback Antworten.

Speichern und Übernehmen

Unten rechts gibt es zwei Buttons:

Konfiguration speichern

  • Speichert deine Änderungen für den ausgewählten Client ohne Anwendung der Konfiguration für den Client.

Konfiguration speichern & übernehmen

  • Speichert und wendet die Konfiguration direkt an.
  • Danach wird der Client automatisch neu gestartet/neu geladen, damit die Änderung sofort aktiv ist.

Alle neustarten

Oben links gibt es den Button „Alle neustarten“.

  • Wenn du ihn klickst, erscheint eine Sicherheitsabfrage.
  • Bestätigst du, werden alle Clients neugestartet.
  • Wichtig: Laufende Gespräche können dabei abbrechen.

Neustarten (nur ausgewählter Client)

Oben rechts im Konfigurationsbereich gibt es den Button „Neustarten“.

  • Wenn du ihn klickst, wird nur der aktuell ausgewählte Client neugestartet.
  • Wichtig: Laufende Gespräche können dabei abbrechen.